Release 4.54 - Digitale Unterschrift pro Besuch und viele weitere Neuerungen

Digitale Unterschrift pro Besuch

Statt auf eine monatliche Sammelunterschrift zu warten, können Sie die Unterschrift Ihrer Klient:innen nun direkt nach jedem Einsatz digital erfassen.

Die digitale Unterschrift pro Besuch bietet Ihnen gleich mehrere Vorteile: Sie können Ihre Abrechnung jederzeit durchführen – selbst dann, wenn ein Klient nicht mehr in Pflege ist. Zudem müssen Sie nicht mehr bis zum Monatsende auf eine gesammelte Unterschrift warten, sondern können die Abrechnung deutlich früher starten. Gleichzeitig erhöht die Funktion die Rechtssicherheit, da jeder einzelne Einsatz eindeutig und nachvollziehbar nachgewiesen wird.

Besonders sinnvoll ist die Funktion für Klient:innen, die nur selten besucht werden (z. B. 1× pro Woche oder wenige Einsätze pro Monat).

Einstellungen

Einrichtungseinstellungen

• In den Einrichtungseinstellungen legen Sie fest, ob die digitale Unterschrift pro Besuch grundsätzlich genutzt wird.
• Ist die Funktion deaktiviert, wird die Option in der App nicht angezeigt.

Klienten-Einstellungen

• In den Stammdaten jedes Klienten können Sie festlegen, ob eine Unterschrift nach jedem Besuch erforderlich ist.
• Dieses Feld erscheint nur, wenn die Funktion in den Einrichtungseinstellungen aktiviert wurde.
• Optionen:
  • Ja → Unterschrift nach jedem Besuch erforderlich
  • Nein → keine Unterschrift notwendig
  • 👉 Hinweis: Der Klient kann die Unterschrift im Einzelfall verweigern.

Nutzung in der App

• Ist die Unterschrift pro Besuch aktiviert, erscheint nach dem Start eines Einsatzes automatisch der Button „Unterschrift“.
• Ein Einsatz kann nicht ohne Unterschrift beendet werden.
• Die App prüft beim Beenden, ob die Unterschrift vorliegt. Fehlt sie, wird der Mitarbeiter darauf hingewiesen.

Ablauf:

• Die Unterschrift wird direkt auf dem Display mit dem Finger geleistet.
• Lehnt der Klient die Unterschrift ab, wird dies dokumentiert und der Einsatz ohne Unterschrift abgeschlossen.
• Sobald eine Unterschrift vorliegt, sind Änderungen an Leistungen oder Zeiten nicht mehr möglich.

Unterschrift in dem Mobilen Cockpit

Im Mobilen Cockpit haben Sie jederzeit den Überblick, welche Einsätze bereits unterschrieben sind und bei welchen die Unterschrift noch fehlt. Dadurch können Sie schon während des Monats prüfen, ob alle Nachweise vollständig sind, und rechtzeitig reagieren, falls eine Unterschrift nachgeholt werden muss.

Der jeweilige Status wird eindeutig angezeigt: unterschrieben, fehlt oder abgelehnt. Sobald ein Einsatz unterschrieben ist, wird er automatisch gesperrt – Änderungen an Leistungen oder Zeiten sind dann nicht mehr möglich.

Muss ein Einsatz nachträglich korrigiert werden, löscht das System die vorhandene Unterschrift automatisch. Der Einsatz muss anschließend am Monatsende erneut mit dem Leistungsnachweis unterzeichnet werden.

Übernahme in den Leistungsnachweis (LN)

Die digitale Unterschrift pro Einsatz wirkt sich unmittelbar auf den Leistungsnachweis (LN) aus. So können Sie jederzeit nachvollziehen, wann ein LN als gültig gilt und wann eine erneute Unterschrift erforderlich ist.

Alle Einsätze unterschrieben

Sind sämtliche Einsätze eines Monats digital unterschrieben, gilt der gesamte Leistungsnachweis automatisch als unterschrieben. Der LN ist damit rechtlich vollständig und kann direkt für die Abrechnung genutzt werden. Änderungen sind in diesem Fall nicht mehr möglich.

Hintergrund: Die Unterschriften beziehen sich auf den exakten Inhalt der dokumentierten Einsätze. Werden nachträglich Uhrzeiten oder Leistungen korrigiert, verliert der LN automatisch seinen unterschriebenen Status und muss erneut vom Klienten unterzeichnet werden.

Fehlende Unterschriften

Sobald ein oder mehrere Einsätze eines Monats nicht unterschrieben sind, greift die automatische Übernahme nicht. In diesem Fall muss der komplette LN am Monatsende erneut vom Klienten unterschrieben werden – wie bisher. Schon ein fehlender Einzelnachweis genügt, damit der LN nicht automatisch als gültig gilt.

Praktische Hinweise

• Planung: Definieren Sie die Vorgaben zur Unterschrift bereits bei der Tourenplanung, um fehlende Nachweise zu vermeiden.
• Korrekturen: Bedenken Sie, dass jede Änderung an Einsätzen eine neue Unterschrift erforderlich macht.
• Dokumentation: Im Mobilen Cockpit sehen Sie jederzeit den aktuellen Status aller Einsätze – unterschrieben, fehlt oder abgelehnt – und können so rechtzeitig reagieren.

Digitale Unterschrift durch den Leistungserbringer

Neben der Unterschrift des Klienten ist es nun auch möglich, dass der Leistungserbringer den Leistungsnachweis (LN) digital unterschreibt. Damit entfällt der bisher notwendige Umweg, den LN auszudrucken und anschließend manuell zu unterzeichnen.

Mit dieser Erweiterung können sowohl Klient als auch Leistungserbringer den LN digital signieren. Das spart Zeit, reduziert den Papieraufwand und sorgt für eine lückenlose digitale Dokumentation.

Einstellungen

In den Einrichtungseinstellungen legen Sie fest, welche Art der digitalen Unterschrift in Ihrer Organisation genutzt wird:

• Keine → Es wird keine digitale Unterschrift genutzt.
• Leistungsnehmer → Nur der Klient (Leistungsnehmer) kann den LN digital unterschreiben.
• Leistungsnehmer und Leistungserbringer → Sowohl Klient als auch Leistungserbringer können den LN unterschreiben.

Ablauf der Unterschrift

1. Zuerst unterschreibt immer der Klient. Ohne dessen Unterschrift kann der LN nicht weiter bearbeitet werden.
2. Anschließend hat – je nach Einstellung – auch der Leistungserbringer die Möglichkeit, den LN digital zu unterschreiben.

Neuer Status im LN-Workflow

Wenn die digitale Unterschrift durch den Leistungserbringer erlaubt ist, erweitert sich der Statusablauf des LN wie folgt:

   In Bearbeitung → Freigegeben → In Unterzeichnung → In Unterzeichnung (LE) → Unterschrieben

So ist jederzeit eindeutig erkennbar, ob die Unterschriften des Klienten und des Leistungserbringers vorliegen.

Nutzung in der App

• In der App werden die Leistungsnachweise für den Leistungserbringer sichtbar, sobald der Klient unterschrieben hat und in den Einstellungen die Option „Leistungsnehmer und Leistungserbringer“ aktiviert ist.
• IIm Modul Unterschriften können Sie gezielt nach Leistungsnachweisen suchen – sowohl nach denen, die nur vom Klienten, als auch nach denen, die zusätzlich vom Leistungserbringer unterschrieben wurden.

Mobile Cockpit – neue Monatsansicht

Mit dem aktuellen Release wurde das Mobile Cockpit um zwei zentrale Funktionen erweitert: die Monatsansicht und die Möglichkeit, Einsätze direkt zu korrigieren.

Diese Erweiterungen machen das Mobile Cockpit deutlich transparenter und flexibler. Sie erhalten einen vollständigen Überblick über die Monatsplanung eines Mitarbeiters und können Abweichungen oder Fehler unmittelbar korrigieren – ohne Umwege.

Monatsansicht

In der neuen Monatsansicht sehen Sie die gesamte Planung eines Mitarbeiters für den gewählten Monat. Alle Einsätze werden übersichtlich dargestellt, sodass Sie sofort erkennen, an welchen Tagen der Mitarbeiter eingeplant ist und welche Einsätze vorgesehen sind.

• Darstellung des gesamten Monatsplans eines Mitarbeiters
• Übersicht, wie der Mitarbeiter seine Tour gefahren hat bzw. fahren soll
• Neues Symbol: Ein Download-Icon zeigt an, wenn ein Tourenplan noch nicht auf das mobile Gerät übertragen wurde

Korrekturmöglichkeiten

In der Monatsansicht können Einsätze nun direkt korrigiert werden. Damit entfällt der Umweg über die Tagesansicht.

Für jede Tour bzw. jeden Einsatz steht der Button „Korrektur“ zur Verfügung. Folgende Anpassungen sind möglich:

• Von-/Bis-Zeiten (über eine separate Korrekturspalte)
• Folgende Angaben können angepasst werden:
  • Von-/Bis-Zeiten (in einer separaten Korrekturspalte)
  • Fahrzeit
  • Grund der Korrektur (Pflichtangabe als Text, damit Änderungen nachvollziehbar bleiben)
  • Leistungsarten können ergänzt, jedoch nicht entfernt werden
  • Bei Leistungen und in der Digitalen Mappe steht ebenfalls eine eigene Korrekturspalte zur Verfügung

Nach dem Speichern werden Umsätze und Budgets automatisch neu berechnet und anhand der geänderten Werte aktualisiert angezeigt.

Digitaler Leistungsnachweis (DLN) aus mobilen Daten

Die Erstellung von Digitalen Leistungsnachweisen (DLN) wurde erweitert: Mobile App-Daten können nun direkt verarbeitet und dabei nach Leistungsart getrennt berücksichtigt werden.

Die neue Funktion macht die Erstellung von DLN aus mobilen Daten flexibler und praxisgerechter. Leistungsnachweise lassen sich nach Rechtsgrundlage getrennt erzeugen, sodass Sie Ihre Abrechnung gezielt steuern können.

Bisher mussten alle Leistungsarten gemeinsam in einem Paket verarbeitet werden. Mit dem neuen Release können Sie Leistungsnachweise getrennt nach Rechtsgrundlagen erstellen.

Beispiel:

• Wurden zunächst nur Leistungen nach SGB V dokumentiert, kann daraus sofort ein DLN erstellt werden.
• Leistungen nach SGB XI können anschließend separat verarbeitet und in einem eigenen DLN erfasst werden.

Vorteile

• Mehr Flexibilität: Leistungsnachweise lassen sich bei Bedarf sukzessive erstellen, statt alle Daten gesammelt in einem Schritt zu verarbeiten.
• Bessere Übersicht: Klare Trennung zwischen den verschiedenen Leistungsarten (z. B. Behandlungspflege nach SGB V und Pflegeleistungen nach SGB XI).
• Höhere Effizienz: Abrechnungen können schneller erfolgen, da nicht mehr auf alle Monatsdaten gewartet werden muss.

Rechnungen aus dem Leistungsnachweis erstellen

Die Erstellung von Rechnungen direkt aus den Leistungsnachweisen (LN) wurde in diesem Release vereinfacht und um wichtige Funktionen erweitert. Ziel ist es, den Prozess übersichtlicher, flexibler und rechtssicher zu gestalten.

Bei der Rechnungserstellung werden für einen Klienten alle relevanten Leistungsnachweise nach Leistungsart angezeigt. Zusätzlich sehen Sie den aktuellen Status des jeweiligen Leistungsnachweises. Über den neuen Filter können Sie nun gezielt festlegen, ob nur freigegebene oder nur unterschriebene Leistungsnachweise in die Rechnung einbezogen werden sollen.

Neuer Filter

Im Auswahlfenster für die Rechnungserstellung steht nun ein zusätzlicher Filter zur Verfügung:

• Anzeige nur freigegebener oder nur unterschriebener Leistungsnachweise.
• Leistungsnachweise im Status „abgewiesen“ werden grundsätzlich ausgeschlossen

So entscheiden Sie selbst, welche Leistungsnachweise in die Rechnungserstellung einbezogen werden.

Mehrere Rechnungen pro Klient möglich

• Es ist nun möglich, für denselben Klienten mehrere Rechnungen zu erstellen, wenn unterschiedliche Rechtsgrundlagen betroffen sind.
• Beispiel:
  • Für Herrn Mustermann wurde bereits eine Rechnung nach §45b SGB XI erstellt.
  • Nun kann zusätzlich eine Rechnung nach §37.2 SGB V erstellt werden.

Beide Rechnungen bestehen nebeneinander und werden vom System korrekt berücksichtigt.

Praxistipp

Wir empfehlen, alle Rechnungen möglichst gemeinsam zu erstellen.

• Vorteil: Die Hausbesuchspauschalen werden dann automatisch vollständig berücksichtigt.
• Hinweis: Wenn Sie Rechnungen getrennt nach SGB XI und SGB V erzeugen, kann die halbe Hausbesuchspauschale nicht automatisch ermittelt werden.

Benutzer-Sperre in der App

Mit diesem Release wird die Sicherheit in der App weiter verbessert.
Wird ein Benutzer im System gesperrt, greift die Sperre nun automatisch auch in der mobilen App.

Ablauf

• Ist der Benutzer noch in der App angemeldet, bleibt die Sitzung zunächst bestehen.
• Führt er anschließend die erste Aktion aus (z. B. Einsatz starten oder Daten abrufen), wird die Sperre wirksam.
• Der Benutzer wird in diesem Moment automatisch abgemeldet.

Diese Funktion stellt sicher, dass gesperrte Benutzer keinen Zugriff mehr auf die App haben. So bleiben Ihre Daten und Prozesse jederzeit zuverlässig geschützt.

Klienten- und Mitarbeiterzugriffe in der App einschränken

Mit diesem Release können Sie die Zugriffsrechte von Benutzern noch gezielter steuern. Wird einem Benutzer der Zugriff nur für bestimmte Klienten oder Mitarbeiter gewährt, sieht er in der App ausschließlich die für ihn freigegebenen Daten.

Diese Funktion erhöht den Datenschutz und stellt sicher, dass Mitarbeitende nur die Informationen sehen, die sie für ihre Arbeit benötigen – mit Ausnahme des Tourenplans, der zur Einsatzplanung stets vollständig angezeigt wird.

Bereiche mit eingeschränktem Zugriff

Die Einschränkung gilt für folgende Datenbereiche:

• Stammdaten von Klienten und Mitarbeitern
• Medikamentenpläne
• Maßnahmenpläne
• Fotos
• Wundbehandlungen
• Digitale Mappe (DigiMappe)
• Unterschriften

Damit stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende in der App nur die Daten einsehen können, die für ihre Aufgaben relevant sind.

Ausnahme: Tourenplan

Wenn ein Klient in einer Tour eingeplant ist, wird dieser Klient im Tourenplan immer angezeigt – auch dann, wenn für ihn keine separate Berechtigung besteht.

Hintergrund: Nur so ist gewährleistet, dass Mitarbeitende ihre Touren vollständig einsehen und zuverlässig abarbeiten können.

Antrag nach §39 SGB XI – Pflegeperson hinterlegen

Mit diesem Release können Sie zu einem Klienten zusätzlich die Pflegeperson erfassen. Dadurch lassen sich Anträge nach §39 SGB XI (Verhinderungspflege) vollständig und korrekt ausfüllen.

Neue Angaben zur Pflegeperson

Folgende Datenfelder stehen Ihnen nun zur Verfügung: Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Telefon, Mobilnummer, E-Mail, Verwandtschaftsgrad (z. B. Tochter, Ehepartner, Nachbar).

Diese Daten können Sie direkt in den Stammdaten des Klienten hinterlegen.

Neuer Vordruck

Auf Basis der erfassten Angaben steht ein neuer Vordruck für den Antrag nach §39 SGB XI bereit.

• Die Daten der Pflegeperson werden automatisch in das Formular übernommen.
• Manuelle Eintragungen entfallen.
• Sie sparen Zeit und stellen sicher, dass der Antrag korrekt ausgefüllt ist.

Platzhalter für Vorlagen

Für den Einsatz in Vorlagen stehen Ihnen folgende Variablen zur Verfügung:
Platzhalter für die Vorlagen sind: $[pflegepersonName], $[pflegepersonVorname], $[pflegepersonStrasse], $[pflegepersonPLZ], $[pflegepersonOrt], $[pflegepersonTelefon], $[pflegepersonMobil], $[pflegepersonMail], $[pflegepersonVerwandtschaft].

Einstellungen – Überarbeitung der Firmendaten

Die Einstellungen im Bereich Firmendaten wurden mit diesem Release grundlegend überarbeitet. Ziel dieser Anpassung ist es, die Pflege Ihrer Einrichtungsdaten einfacher, übersichtlicher und effizienter zu gestalten.

Verbesserungen

• Neue Struktur: Die Eingabefelder sind klarer angeordnet und in logische Gruppen gegliedert.
• Optimierte Benutzerführung: Wichtige Angaben lassen sich schneller finden und bearbeiten.

Durch die neue Struktur können Sie Ihre Firmendaten komfortabler verwalten und haben jederzeit einen besseren Überblick über alle relevanten Angaben.

Hilfsmittel beim Klienten

Beim Hinzufügen eines Hilfsmittels zu einem Klienten können nun individuelle Bemerkungen erfasst werden. Diese Notizen sind auf maximal 256 Zeichen begrenzt und bieten die Möglichkeit, Besonderheiten oder wichtige Hinweise direkt am Hilfsmittel zu dokumentieren.

Wird keine eigene Bemerkung eingetragen, übernimmt das System automatisch die Standardbemerkung aus der Hilfsmittelliste. Somit ist stets ein Hinweistext hinterlegt – entweder allgemein oder individuell ergänzt.

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