Release 4.58 - Beratungsbesuch nach §37.3 SGB XI

Das neue Modul "Beratungsbesuch" digitalisiert die Erfassung und Verwaltung von Beratungsbesuchen nach § 37 Abs. 3 SGB XI. Das bisherige Papierformular wird durch eine vollständig digitale Lösung ergänzt und ersetzt.

Liste der Beratungsbesuche

In der Übersichtsliste werden alle Beratungsbesuche angezeigt. Geplante Beratungsbesuche werden farblich hervorgehoben, um sie von offenen oder vorgemerkten Besuchen zu unterscheiden.

Ermitteln der möglichen Besuche

Im ersten Schritt ermitteln Sie die anstehenden Termine und planen diese anschließend ein.

In der Übersichtsliste sehen Sie alle Klienten, die Anspruch auf einen Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3 SGB XI haben und für die noch kein Besuch geplant wurde. Über die Funktion "Letzten Einsatz ermitteln" wird der letzte abgerechnete Beratungsbesuch automatisch aus den vorhandenen Rechnungen ermittelt. Daraus berechnet das System das nächste mögliche Besuchsdatum - in der Regel 6 Monate nach dem letzten Besuch. Diese Besuche bekommen dann das mögliche Datum und den Status als vorgemerkt.

Besuch planen

Einen offenen oder vorgemerkten Besuch planen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche "Besuch planen". Dabei erfassen Sie:

Anschließend erhält der Besuch den Status "geplant" und wird in der Übersichtsliste entsprechend markiert.

Durchführung - Digital

Bei der digitalen Durchführung erfassen Sie alle Angaben direkt in der Pflegesoftware. Dazu öffnen Sie den geplanten Besuch und klicken auf "Ändern".

Im Bereich "Zeit und Ort der Beratung" erfassen Sie die Ist-Zeiten mit der Start/Stopp-Funktion. Sobald Sie den Besuch starten, wird die Ist-Startzeit automatisch gesetzt. Während der Beratung dokumentieren Sie die Einschätzungen zum Klienten, die empfohlenen Maßnahmen und die Einwilligungen direkt im System. Am Ende der Beratung stoppen Sie den Besuch, wodurch die Ist-Endzeit erfasst wird.

Die Ist-Zeiten können auch manuell angepasst werden, falls der Besuch nicht direkt über die Start/Stopp-Funktion erfasst wird.

Vor dem Speichern erfassen Sie die Unterschriften des Klienten und der Beratungsperson digital direkt auf dem Bildschirm. Anschließend drücken Sie den Stopp-Button oder tragen die Endzeit manuell ein.

Der Beratungsbesuch kann auch digital unterschrieben werden, von dem Beratenden und/oder der pflegebedürftigen Person/Betreuer.

Durchführung - Papierform

Bei einer Durchführung in Papierform drucken Sie zunächst das Beratungsprotokoll als PDF-Vorlage aus. Die Klientendaten werden dabei automatisch in die Vorlage übernommen. Öffnen Sie dazu den Beratungsbesuch und klicken Sie auf "Drucken".

Das vorausgefüllte Formular nehmen Sie zum Termin mit, füllen es vor Ort aus und lassen es unterschreiben.

Anschließend markieren Sie den Besuch in meinpflegedienst.com über die Schaltfläche "Einsatz durchgeführt" als erledigt. Dabei tragen Sie die tatsächlichen Zeiten (Ist Von/Bis) und die Durchführungsart nach. Der Besuch erhält dann den Status "durchgeführt".

Rechnung erstellen

Nach der Durchführung eines Beratungsbesuchs können Sie direkt aus dem Besuch heraus eine Rechnung erstellen. Dazu öffnen Sie den durchgeführten Besuch und klicken auf die Schaltfläche "Rechnung erstellen".

Für die Erstellung der Rechnung sind folgende Angaben erforderlich:

Nach der Erstellung der Rechnung bekommt der Beratungsbesuch den Status "abgerechnet". In der Rechnung wird automatisch die Besuchszeit und das Handzeichen des Beraters hinzugefügt.

Beratungsnachweis per E-Mail/Fax senden

Nach der Durchführung haben Sie die Möglichkeit, den Nachweis als PDF per E-Mail oder Fax zu versenden - zum Beispiel um dem Klienten eine Kopie zur Verfügung zu stellen.

Dazu öffnen Sie den Beratungsbesuch und klicken auf das Senden-Symbol in der Toolbar. Dort wählen Sie aus, ob der Versand per E-Mail oder Fax erfolgen soll. Das PDF-Dokument aus der Dateiablage wird automatisch als Anhang beigefügt.

Folgetermin planen

Nach der Durchführung können Sie direkt einen Folgetermin für den nächsten Beratungsbesuch anlegen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Folgetermin erstellen" und geben das Datum sowie weitere Angaben ein, sofern diese bereits bekannt sind.

Wird nur das Datum angegeben, erhält der Folgetermin den Status "vorgemerkt". Wird zusätzlich die Uhrzeit eingetragen, erhält er den Status "geplant". Der neue Besuch wird automatisch mit dem vorherigen verknüpft.

Nummer

Jeder Beratungsbesuch erhält eine eindeutige Nummer, die sich aus der Klientennummer und einem fortlaufenden Zähler zusammensetzt. So können Sie die Besuche einfach zuordnen und verwalten. Offene Einsätze, die noch nicht angelegt sind, haben keine Nummer. Sobald ein Besuch geplant wird, erhält er die Nummer.

Ohne Beratungsmodul arbeiten

Wenn Sie das Beratungsmodul nicht nutzen möchten, können Sie aus der Übersicht der Beratungsbesuche für den Klienten das Beratungsprotokoll mit den Grunddaten des Klienten ausdrucken. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken".

Die Rechnung für den Beratungsbesuch kann weiterhin über die normale Rechnungserstellung angelegt werden.

Neue Zugriffsoption "bevorzugte Klienten" in der Benutzerverwaltung.

Navigation

Verwaltung → Benutzer → Benutzer auswählen → Berechtigungen → "auf Klienten"

So funktioniert es

Im Feld "auf Klienten" steht neben "eigene Klienten" jetzt auch "bevorzugte Klienten" zur Auswahl. Wird diese Option ausgewählt, sieht der Benutzer automatisch alle Klienten, bei denen er als bevorzugter Mitarbeiter hinterlegt ist. Die bevorzugten Klienten werden zusätzlich zu den explizit zugewiesenen Klienten angezeigt.

Beim Überfahren einer Schichtzelle im Dienstplan wird jetzt der Teamname angezeigt, wenn der Dienst in einem Team eingeplant ist.

So funktioniert es

Fahren Sie mit der Maus über eine Schichtzelle im Dienstplan (Soll oder Ist). Im Tooltip erscheint neben Start/Ende und Pause nun auch der zugeordnete Teamname:

Ist die Schicht keinem bestimmten Team zugeordnet, wird keine Team-Zeile angezeigt.

Im Mobilen-Cockpit wird beim Überfahren eines korrigierten Einsatzes jetzt zusätzlich das Datum und die Uhrzeit der Korrektur im Tooltip angezeigt.

So funktioniert es

Fahren Sie mit der Maus über einen korrigierten Einsatz im Mobilen-Cockpit. Im Tooltip erscheint nun neben dem Benutzer auch der Zeitpunkt der Korrektur:

Gilt für alle Einsatztypen (Dienste, Patientenbesuche, Sonstige).

Beim Anlegen einer Abwesenheit werden die Arbeitszeiten pro Tag bisher aus dem Arbeitszeitverhältnis des Mitarbeiters übernommen. Ab sofort kann alternativ der Soll-Dienstplan oder der Tourenplan als Quelle für die Arbeitszeiten verwendet werden.

Firmeneinstellung

Unter Firmendaten > Einstellungen > Dienstplan gibt es das neue Feld "AZ für Abwesenheit" mit folgenden Optionen:

Mitarbeiter-Einstellung

Unter Mitarbeiter > Planung gibt es das neue Feld "AZ für Abwesenheit" mit einer zusätzlichen Option: Firmeneinstellung (Standard) - es gilt die oben beschriebene Firmeneinstellung.

Die Mitarbeiter-Einstellung hat Vorrang vor der Firmeneinstellung. So kann z.B. firmenübergreifend der Soll-Dienstplan als Quelle eingestellt werden, aber für einzelne Mitarbeiter individuell der Tourenplan oder das Arbeitszeitverhältnis gewählt werden.

Serienbriefe und -mails können ab sofort archiviert werden, um die Übersicht in der Liste zu verbessern.

Archivieren und Reaktivieren

Über das Aktionsmenü in der Serienbrief-Liste stehen zwei neue Funktionen zur Verfügung: Archivieren verschiebt den ausgewählten Serienbrief ins Archiv, Reaktivieren holt einen archivierten Serienbrief zurück in die aktive Liste.

Filtermenü

Über das Filtermenü kann die Ansicht gesteuert werden:

Beim Öffnen der Liste werden standardmäßig nur aktive Serienbriefe angezeigt.

Jede Einrichtung kann ab sofort zentral in den Firmendaten festlegen, welche Module genutzt werden. Deaktivierte Module werden im Navigationsmenü und in der Berechtigungsvergabe ausgeblendet.

Module konfigurieren

Unter Firmendaten > Aktionen > Module öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem alle verfügbaren Module als Checkboxen aufgelistet sind. Durch Abwählen einer Checkbox wird das entsprechende Modul für die gesamte Einrichtung deaktiviert.

Auswirkungen

Navigation: Deaktivierte Module werden im Navigationsmenü nicht mehr angezeigt.
Berechtigungsvergabe: Bei der Berechtigungsvergabe für einen Benutzer werden nur noch die Module angeboten, die in den Firmendaten aktiviert sind. Deaktivierte Module erscheinen nicht mehr in der Berechtigungsmaske.

In der Wunddokumentation steht ab sofort das neue Feld "Ort der Entstehung" zur Verfügung.

Auswahl im Formular

Das Feld befindet sich im Bereich "Wundart und Lokalisation" und kann über eine Auswahlliste befüllt werden. Folgende Standardwerte sind vordefiniert:

Konfigurierbar

Die Auswahlwerte können wie alle anderen Wundbehandlungs-Felder (Wundart, Wundlokalisation, Klassifikation etc.) über die Textbaustein-Verwaltung unter der Art "Ort der Entstehung" angepasst werden. Dort können Werte hinzugefügt, geändert oder deaktiviert werden.

PDF-Ausdruck

Das Feld wird automatisch im Wundbehandlungsplan (PDF) im Abschnitt "Wundart und -lokalisation" mit ausgegeben.

In den Einstellungen unter "DTA / Abrechnungszentrum" gibt es die neue Option "DTA-Sammelrechnung". Damit kann gesteuert werden, ob der Datenträgeraustausch (DTA) nur für einen einzelnen Monat oder periodenübergreifend gesendet wird.

Die Funktion Vitalwerte wird zum 30.04.2026 eingestellt. Alle Funktionen rund um die Vitalwerte sind in der Digitalen Mappe zu finden. Alle bereits erfassten Vitalwerte bleiben erhalten und können weiterhin in der Digitalen Mappe eingesehen werden. Neue Vitalwerte können dann direkt in der Digitalen Mappe erfasst werden.

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